Tips Membuat Laporan Stock Opname, Mudah dan Cepat

Stock opname tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan manufaktur atau ritel saja, tetapi bisnis berskala kecil seperti UMKM pun juga perlu melakukannya. Pemeriksaan persediaan barang dilakukan secara periodik untuk mengetahui kondisi barang di gudang secara real serta membantu dalam perhitungan kas, aktiva, hutang dan piutang.

Bagaimana cara melakukan stock opname dan cara membuat laporannya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah pemeriksaan jumlah (kuantitas) persediaan di gudang dan membandingkannya dengan kuantitas persediaan yang tercatat di pembukuan atau sistem. Pemeriksaan ini biasanya dilakukan secara periodik misalnya dalam sebulan sekali, enam bulan sekali atau hanya sekali dalam setahun.

Periode waktunya tergantung dari banyaknya persediaan barang yang akan diperiksa, semakin banyak jumlahnya maka memerlukan waktu yang lama juga.

Saat menghitung stock opname, biasanya perusahaan juga melakukan perhitungan persediaan untuk aktiva kas, piutang dan juga hutang.

Saat ini banyak perusahaan manufaktur dan ritel yang menggunakan teknologi barcode sebagai kode barang untuk memudahkan stock opname. Barcode dapat membantu dalam mencatat dan menghitung persediaan barang agar lebih efisien.

Apabila ditemukan selisih antara persediaan fisik dan persediaan yang tercatat, selanjutnya dilakukan adjustment stock. Adjustment stock dilakukan untuk menyesuaikan barang yang rusak atau hilang dengan persediaan barang yang tercatat.

Jurnal penyesuaian dibuat berdasarkan selisih persediaan dan kemudian akan dibebankan pada perusahaan.

Ketika semua pencatatan persediaan sudah terkumpul, sistem persediaan berfungsi untuk memperbarui catatan persediaan terakhir pada tabel barang.

Jenis – Jenis Persediaan

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan untuk memenuhi tujuan tertentu, baik itu proses produksi atau akan dijual ke pelanggan. Jenis persediaan barang atau bahan dikategorikan menjadi lima, antara lain:

  • Persediaan bahan baku (raw material): persedian barang yang berbentuk fisik dan digunakan dalam proses produksi. Contohnya antara lain besi dan kain.
  • Persediaan bagian komponen yang dibeli (purchased component): persediaan barang yang terdiri dari komponen yang dibeli dari perusahaan lain dan akan digunakan untuk merakit produk yang bernilai.
  • Persediaan bahan penolong (supplies): persediaan barang yang bukan bagian dari barang jadi.
  • Persediaan barang setengah jadi (work in process): persediaan barang dari tiap bagian proses produksi atau yang sudah diproses menjadi suatu bentuk tetapi masih memerlukan proses lebih lanjut agar menjadi barang jadi.
  • Persediaan barang jadi (finished goods): persediaan barang yang sudah selesai diproses di pabrik dan siap dijual ke pasaran.

Metode Pencatatan Persediaan Barang

Ada dua cara pencatatan persediaan barang, yaitu metode perpetual (perpetual inventory) dan metode fisik (physical inventory).

1. Metode Perpetual

Pencatatan dengan metode perpetual tidak harus menunggu stock opname di akhir bulan. Data persediaan akan terupdate otomatis pada setiap penjualan dan pembelian.

Cara ini cocok digunakan dalam menentukan biaya bahan baku yang harga pokok produknya diperoleh dari metode harga pokok penjualan. Ada tiga metode untuk menentukan nilai persediaan dengan cara perpetual, antara lain:

2. Metode FIFO (First In First Out)

Metode ini membebankann harga pokok pada pendapatan sesuai dengan urutan pembelian barang. Kuantitas persediaan real time diasumsikan berasal dari pembelian barang terakhir.

3. Metode LIFO (Last In First Out)

Kuantitas persediaan barang pada metode LIFO diasumsikan dari harga pokok paling awal. Jadi, barang yang belum terjual dan masih ada persediaannya adalah barang yang datang dari persediaan di awal periode. Perhitungan harga pokoknya berdasarkan stock opname di akhir periode.

4. Metode Rata-Rata (Average)

Metode ini sering disebut rata-rata tertimbang (weighted average method). Harga pokok dibebankan pada pendapatan yang didasarkan harga rata-rata tertimbang per unit dengan barang yang dijual.

5. Metode Fisik

Pencatatan hanya dilakukan pada tambahan persediaan pembelian saja, mutasi yang berkurang karena pemakaian barang tidak dicatat.

Metode ini cocok untuk menentukan biaya bahan baku yang harga pokok penjualannya berasal dari metode harga pokok produksi.

Penetapan tersebut didasarkan pada harga pokok barang dari pembelian terakhir harus dibebankan ke pendapatan. Jadi, persediaan barang diasumsikan berasal dari harga pokok paling awal.

Langkah-Langkah Stock Opname

1. Menghentikan Pergerakan Barang

Sebelum melakukan pencatatan barang, Anda harus menghentikan terlebih dahulu seluruh proses pergerakan barang, baik itu kegiatan produksi atau operasi.

Anda perlu memberitahu kepada supplier agar tidak mengirimkan barang dan kepada customer agar tidak melakukan transaksi.

2. Pembagian Lokasi

Apabila perusahaan Anda memiliki banyak gudang dan persediaan barang, sebaiknya pencatatan stock opname dilakukan tidak hanya oleh satu orang saja. Sebaiknya proses stock opname tiap gudang dan jenis barang dilakukan oleh beberapa orang.

Jangan lupa kelompokkan terlebih dahulu setiap barang berdasarkan kategori sebelum perhitungan agar hasilnya lebih akurat. Setelah itu, persediaan di gudang disesuaikan dengan barcode kode barang untuk memudahkan perhitungan.

3. Persiapkan Dokumen

Pastikan semua dokumen yang dibutuhkan saat pencatatan persediaan sudah siap terkumpul. Dokumen yang dibutuhkan antara lain:

  • Kartu barang atau kartu persediaan untuk memberikan informasi detail mengenai pergerakan barang.
  • Bukti barang masuk yaitu dokumen yang memuat informasi mengenai supplier atau pemasok, harga awal dan lain-lain.
  • Bukti barang keluar adalah dokumen yang berisi tanggal, jumlah, harga dan tujuan barang tersebut dijual.
  • Bukti keluar masuk barang merupakan dokumen yang digunakan untuk mengetahui barang masuk dan keluar secara lengkap.
  • Kartu count tag yaitu kartu yang berisi nama barang, tipe barang, lokasi barang, lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan barang serta tanda tangan petugas yang bertanggung jawab (gudang, non gudang dan auditor).
  • Begitu pun dengan perlengkapan yang digunakan untuk perhitungan seperti kartu kuning, alat tulis dan kalkulator.

4. Perhitungan Stock Opname

Stock opname atau stock take mencakup kegiatan identifikasi setiap barang, pehitungan jumlah barang dan penyajian data dalam bentuk tabel agar mudah dibaca. Apa saja langkah-langkahnya?

  • Memastikan semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan sudah tercatat ke program.
  • Mencetak semua persediaan dari program sebagai pedoman persediaan. Hasil ini selanjutnya dibagikan kepada accounting di tim stock opname.
  • Menghitung setiap persediaan dan memberi tag atau sticker agar tidak ada perhitungan double.
  • Memberikan setiap lembar persediaan yang sudah diisi penuh dengan data stock opname ke bagian tim input untuk dilakukan pencatatan ke Ms. Excel.

5. Membandingkan Hasil

Setelah dilakukan perhitungan kuantitas fisik di gudang, selanjutnya adalah membandingkan data stock opname di sistem pencatatan dengan persediaan real time.

Pengecekan atau perbandingan ini dilakukan untuk mengetahui apakah terjadi salah hitung atau selisih atas persediaan barang.

Stock opname merupakan pemeriksaan jumlah persediaan di gudang dan membandingkannya dengan jumlah persediaan yang tercatat di sistem. Jenis persediaan barang dapat berupa persediaan bahan baku, komponen bahan yang dibeli, bahan penolong, barang setengah jadi dan barang jadi.

Metode pemeriksaan persediaan barang ada dua, yaitu metode perpetual dan metode fisik. Langak-langkah yang dilakukan ketika melakukan stock opname diawali dengan menghentikan pergerakan barang, lalu pembagian lokasi pemeriksaan, persiapan dokumen, perhitungan persediaan barang di gudang, membandingkan hasil pemeriksaan dan terakhir membuat laporannya.

Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan atau keuangan, Anda sebaiknya mengunakan aplikasi stok barang modern yang terintegrasi seperti JURNAL.

Pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan dengan metode manual akan memakan waktu dan energi yang bisa menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.

Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa trend kebutuhan stok untuk perencanaan stok di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software JURNAL yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan manufaktur Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli Jurnal. Gratis!